Succesvol van een fysiek naar een online evenement? - The Future of Corporate Reporting

Q: Wat waren je verwachtingen van het online evenement?

A: Ik maakte me van tevoren een klein beetje zorgen om de techniek. We hebben gebruikgemaakt van een nieuw platform, dus het was voor klanten en sprekers even omschakelen. Maar door onze goede voorbereiding verwachtten we een soepel verlopend evenement.

Q: Zijn je verwachtingen uitgekomen?

A: Zeker! Uiteindelijk hadden we meer dan 100 deelnemers! We hebben van hen teruggekregen dat het online evenement goed en strak georganiseerd was en dat de sessies inhoudelijk sterk waren.

Q: Jullie hebben gebruikgemaakt van het online platform Hopin. Hoe beviel dit?

A: Goed! Van tevoren hebben we aangegeven waar het online platform aan moest voldoen. We wilden het zoveel mogelijk laten lijken op een écht event waar je verschillende subsessies en settings hebt. In Hopin heb je een main stage, een receptie, een expo, een netwerkgedeelte. Dit is binnen basisprogramma’s als Zoom of Teams niet mogelijk en dat maakt Hopin zo uniek en ideaal voor het organiseren van online evenementen.

Q: Fijn dat Hopin bevalt! Waren er ook verbeterpunten?

A: Ja dat wel. De sponsoren lieten weten dat de booths nog lastig te vinden waren, waardoor er uiteindelijk minder mensen naar hun exporuimte kwamen dan gehoopt. Het netwerken is ook niet helemaal uit de verf gekomen. Ik denk dat de meeste mensen het bij zo’n digitaal evenement toch spannend vinden om een gesprek met iemand te starten. Daarnaast worden pauzes waarschijnlijk eerder benut voor het pakken van een kop koffie voordat de volgende sessie start.

Q: Wat waren de grootste verschillen met een fysiek evenement?

A: Live is er meer interactie mogelijk. We hadden dan wel een pollfunctie om mensen te vragen naar hun mening, maar je kan natuurlijk niet de zaal inlopen en een gesprek aangaan. Daarnaast kost een online event veel meer voorbereidingstijd. Alles moet geregisseerd en gestuurd worden.

Q: Wat waren de grootste voordelen van een online evenement?

A: Ik vind het grote voordeel dat je qua sprekers en bezoekers het veel internationaler kan aanpakken. We hadden iemand uit Toronto, mensen uit Italië, Luxemburg… En ik denk dat het uiteindelijk ook laagdrempeliger is om deel te nemen. Bezoekers kunnen er online makkelijker voor kiezen om bijvoorbeeld alleen naar de keynote te kijken, terwijl ze daarvoor waarschijnlijk niet de auto in zouden stappen op weg naar een fysiek evenement. Je bereikt dus wel echt meer mensen.

Q: Al met al, heb je een voorkeur voor fysiek of online?

A: Er zijn voordelen, maar ook nadelen, dus ik heb nog geen duidelijke voorkeur. Voor onze opvolging zien we dat het niet zo veel verschil maakt of het een online of een fysiek event is geweest. Voor het communitygevoel dat we willen creëren bij bezoekers, denk ik dat het beter is om het fysiek te houden. Het bij elkaar komen en netwerken blijft toch lastig online te regelen.

Q: Welke rol heeft Bluebump gespeeld in de organisatie van het online evenement?

A: Bluebump heeft alles logistiek geregeld en dat ging erg goed! Er moet voor zo’n online evenement veel geregeld worden, nog meer dan bij een fysiek evenement. De samenwerking met onze contactpersoon bij Bluebump verliep erg prettig. We hebben nooit het gevoel gehad dat we uit control waren of dat er dingen niet opgepakt werden. Alle taken waren continu netjes in beeld, alles werd snel opgevolgd en er werd goed meegedacht.

Q: Waarom zou een bedrijf volgens jou Bluebump moeten kiezen de organisatie van een digitaal evenement?

A: Jullie kracht zit echt in het ontzorgen van degene die een evenement wil organiseren. Ik heb me volledig kunnen focussen op de inhoud, de sessies, de sponsoren, dat soort zaken. Met een gerust hart wist ik dat Bluebump de rest zou regelen en dat scheelde mij enorm veel tijd!